Öğrenci Topluluklarının Çalışmalarına İlişkin Esaslar

* Öğrenci topluluklarımız, Çankaya Üniversitesi Öğrenci Toplulukları Yönergesi'ne göre çalışmalarını yürütmelidir.
* Öğrenci toplulukları her akademik yılın ilk iki ayı içerisinde Genel Kurul düzenlemek zorundadır. Yönetim bilgilerini Kültür Hizmetleri Müdürlüğü'ne bildirmekle yükümlüdür.
* Topluluk akademik danışmanı tarafından imzalanmayan dilekçeler kabul edilmeyecektir.
* Öğrenci toplulukları akademik danışmanları imzalı etkinlik dilekçelerini Üniversitemiz dışından davet edeceği konuklar olduğunda etkinlik tarihinden en az 30 gün önce, topluluk bünyesinde yapacakları etkinliklerde ise en az 15 gün önce Kültür Hizmetleri Müdürlüğü'ne göndermesi gerekmektedir.
* Öğrenci toplulukları düzenleyecekleri harcama gerektiren etkinliklerde dilekçelerini zamanında yazmalıdır. Aksi takdirde yapacakları etkinliğe yakın zamanda yazılan dilekçeler kabul edilmeyecektir.
* Öğrenci toplulukları yapacakları etkinliklerde (konferans, sempozyum, panel, seminer vb.) Üniversitemiz dışından davet edilecek konukların özgeçmişlerini dilekçelerine eklemek zorundadır. Üniversitemize davet edilecek konuk, Rektörlük makamı tarafından onaylandıktan sonra Kültür Hizmetleri Müdürlüğü topluluğa bilgi verir ve topluluğun akademik danışmanı davetli konuklarla iletişim kurar.
* Rektörlük makamı tarafından onaylanan dilekçelerin etkinlik duyuruları (afiş, el ilanı vb.) Kültür Hizmetleri Müdürlüğü tarafından kaşelendikten sonra duyurulacaktır. Afişlerin basımı ve çoğaltılması Kültür Hizmetleri Müdürlüğü tarafından onay verildikten sonra yapılacaktır.
* Afişlerde topluluğun adı, etkinliğin yeri, tarihi, saati ve konusu açıkça yazılmalıdır. Afişlerde ücret, sponsor ve reklam onay alınmamışsa yazılamaz.
* Öğrenci toplulukları yapacakları etkinliklerde sponsor almak için dilekçe ile Kültür Hizmetleri Müdürlüğü'ne başvurmalıdır. Firmalarla yapılacak olan sponsor protokollü topluluğun akademik danışmanı tarafından incelenmeli ve dilekçenin ekinde sunumalıdır. Rektörlük makamının önerisi ve Mütevelli Heyet Başkanı'nın onayıyla düzenlenecek etkinliğe sponsor katkısı sağlanabilir. Her türlü alkollü içeçek ve sigara firmaları sponsor kabul edilemez.
* Öğrenci toplulukları diğer üniversitelerde ve yurt içinde yapılan etkinliklere katılmak istemeleri durumunda etkinliği düzenleyen kurum/kuruluş Üniversitemize resmi davet yazısı göndermesi gerekmektedir. Davet yazısına istinaden topluluk, etkinliğe katılabilmek için dilekçe yazmalıdır. Resmi davet yazısı ve topluluk dilekçesi yapılacak olan etkinlik tarihinden önce Kültür Hizmetleri Müdürlüğü'ne ulaştırılmalıdır.
* Öğrenci toplulukları yapacakları etkinliğin mekan tahsisinde; Mavi Salon ve Kırmızı (Konferans) Salon için Kültür Hizmetleri Müdürlüğü ile görüşüp uygunluğunu aldıktan sonra salon formunu eksiksiz doldurup göndermelidir. Sınıflar ve amfiler için Öğrenci İşleri Müdürlüğü ile görüşmelidir. Laboratuarlar için ilgili birimle görüşmelidir. Uygundur onayı alındıktan sonra, dilekçelerini Kültür Hizmetleri Müdürlüğü'ne göndermelidir.
* Eğitmen eşliğinde çalışan öğrenci toplulukları, güz ve bahar dönemi süresince çalışmayı düşündükleri eğitmenlerin dilekçelerini özgeçmişini ekleyerek eğitim öğretim başladıktan bir ay içinde yazmalıdır. Eğitmenlerin haftalık çalışma günü, saati, yeri ve hesap numaraları mutlaka dilekçede belirtilmelidir.
* Öğrenci Toplulukları yapmış olduğu her etkinlik sonunda Etkinlik Değerlendirme Formunu doldurarak Kültür Hizmetleri Müdürlüğü'ne iletmek zorundadır.
* Öğrenci toplulukları yapacakları etkinlikleri ve isteklerini öncelikle Kültür Hizmetleri Müdürlüğü ile görüşmelidir. Rektör makamına direk çıkmamalıdır.
* Üniversite dışı yazışmalar Rektörlük makamı aracılığıyla yapılması gerekmektedir.
* Öğrenci Toplulukları Çalışma Odasında toplantı ve benzeri çalışmalar için Kültür Hizmetleri Müdürlüğü'ne bilgisi verilip rezervasyon yapılması gerekmektedir. Odanın anahtarı için öğrenci kimliği verilmesi zorunludur. Mesai Saatleri dışında odada çalışmak istenildiğinde mutlaka akademik danışmanın imzası alınarak dilekçe yazılmalıdır.
* 6 ay süresince etkinlik yapmayan, yıllık etkinlik raporlarını zamanında Kültür Hizmetleri Müdürlüğü'ne sunmayan, sorumluluk ve yükümlülüklerini yerine getirmeyen, öğrenci toplulukları çalışma odasına ve salonlara zarar veren, kuruluş amacı dışında faaliyetlerde bulunan, Kültür Hizmetleri Müdürlüğü'ne karşı saygısızca tavırlar sergileyen Öğrenci toplulukları kapatılacaktır.